Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Plataforma de atención automatizada por WhatsApp de Venta Digital · Vigente desde el 5 de octubre de 2026

1. Alcance

Esta política explica cómo VENTA DIGITAL SAS ("Venta Digital", "nosotros") recolecta, usa, almacena, comparte y suprime datos personales en su plataforma de atención automatizada por WhatsApp (la "Plataforma"). Con la Plataforma, las empresas que nos contratan (nuestros "Clientes") atienden por WhatsApp a sus propios clientes y prospectos (los "Usuarios finales").

Se aplica en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas colombianas de protección de datos personales.

2. Nuestro papel frente a los datos

• Como encargados del tratamiento. Tratamos los datos de los Usuarios finales que escriben al WhatsApp de un Cliente por cuenta y según las instrucciones de ese Cliente. El responsable de esos datos es el Cliente, dueño de la cuenta de WhatsApp Business y del número con el que conversa.
• Como responsables del tratamiento. Respondemos por los datos de contacto y facturación de nuestros Clientes y de las personas que los representan, y por los datos de quienes nos escriben directamente.

3. Datos que tratamos

De los Usuarios finales (por cuenta del Cliente)

• Número de teléfono de WhatsApp y nombre de perfil.
• Contenido de los mensajes enviados y recibidos: texto, imágenes, audios, documentos, ubicación y respuestas a botones o listas.
• Metadatos de la conversación que entrega WhatsApp: identificadores de mensaje, fecha y hora, y estados de entrega y lectura.
• Datos que el Usuario final comparte voluntariamente durante la conversación para que el Cliente lo atienda, como su nombre, ciudad o la referencia del producto que busca.
• Fotos que el Usuario final envía de la etiqueta de un producto (por ejemplo, de una batería) para identificar su referencia.
• Datos de contacto y de la compra que resulte de la conversación: producto, fecha y datos necesarios para la garantía.
• Identificador de clic de anuncios (gclid), cuando el Usuario final llega a la conversación desde un anuncio de Google.

De los Clientes

• Razón social, NIT, nombre, correo y teléfono de contacto de sus representantes.
• Identificadores técnicos de sus activos de WhatsApp (cuenta de WhatsApp Business, número e identificador del número) que el Cliente autoriza al conectar su cuenta a la Plataforma.

No pedimos datos sensibles (salud, orientación sexual, datos biométricos, opiniones políticas o religiosas) ni datos de menores de edad. Si un Usuario final los envía por su cuenta, los tratamos con la reserva que exige la ley y solo para atender su solicitud.

4. Para qué usamos los datos

• Recibir los mensajes que los Usuarios finales envían al WhatsApp del Cliente y responderlos, de forma automática o mediante un asesor del Cliente.
• Enviar las respuestas, la información de productos y las notificaciones que el Cliente configure, siempre dentro de las políticas de WhatsApp.
• Dirigir cada conversación a la cuenta del Cliente que corresponde y guardar el historial para darle continuidad a la atención.
• Leer automáticamente la referencia del producto en las fotos de etiquetas que envía el Usuario final.
• Registrar la compra y atender la garantía del producto.
• Relacionar la conversación con el anuncio de origen para medir los resultados de las campañas publicitarias del Cliente.
• Mantener la Plataforma funcionando, segura y sin errores, y prevenir abusos o fraudes.
• Prestar el servicio contratado, facturar y comunicarnos con nuestros Clientes.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos datos personales. No usamos los datos de los Usuarios finales para nuestra propia publicidad ni para fines distintos de los que indique el Cliente.

5. Con quién compartimos los datos

• Meta Platforms (WhatsApp): los mensajes se envían y reciben directamente por la API de WhatsApp Business de Meta. Meta los trata según sus propias condiciones y su política de privacidad.
• Amazon Web Services: la Plataforma y su base de datos están alojadas en servidores de AWS que administramos nosotros.
• Google (API de Gemini): procesa únicamente las fotos de etiquetas de producto que envía el Usuario final, para leer la referencia. El texto de las conversaciones no se envía a ningún servicio de inteligencia artificial.
• El Cliente al que pertenece cada conversación, que puede consultar su historial.
• Autoridades, cuando una norma o una orden lo exija.

Algunos de estos proveedores pueden tener servidores fuera de Colombia. En esos casos, la transferencia o transmisión internacional se hace con las garantías que exige la ley colombiana.

6. Cuánto tiempo guardamos los datos

• Contenido de las conversaciones y fotos: seis (6) meses desde la última interacción.
• Identificadores de clic de anuncios (gclid): noventa (90) días.
• Datos de contacto y de la compra: durante el período de garantía del producto.

En todos los casos los suprimimos antes si el titular lo pide, salvo que una norma exija conservarlos. Cuando termina el contrato con un Cliente, suprimimos o le devolvemos los datos tratados por su cuenta, según lo que él decida.

7. Seguridad

Usamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos: conexiones cifradas (HTTPS), control de acceso por usuario, separación de la información de cada Cliente y acceso restringido al personal que lo necesita para prestar el servicio.

8. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que diste, salvo en los casos en que la ley no la exige.
• Saber qué uso se les ha dado a tus datos.
• Revocar la autorización o pedir que se supriman tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante nosotros o ante el Cliente.
• Acceder gratis a tus datos personales.

9. Cómo pedir la eliminación de tus datos

Para que borremos tus datos de la Plataforma:

1. Escribe a hola@venta.digital con el asunto "Eliminación de datos".
2. Indica el número de WhatsApp desde el que escribiste y, si lo sabes, la empresa con la que conversaste.
3. Te confirmaremos la recepción y, después de verificar que el número es tuyo, suprimiremos las conversaciones y los datos asociados a ese número. También le informaremos al Cliente para que haga lo mismo en sus sistemas.

También puedes escribir directamente a la empresa con la que conversaste. Si nos llega a nosotros una solicitud sobre datos de un Cliente, se la trasladamos y la atendemos según sus instrucciones.

10. Consultas y reclamos

Las consultas y reclamos se reciben en hola@venta.digital o en Cra 63 # 100-87, Bogotá D.C.

• Consultas: se responden en un máximo de diez (10) días hábiles desde que las recibimos. Si no es posible en ese plazo, te avisaremos el motivo y responderemos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se resuelven en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recepción. Si no es posible en ese plazo, te avisaremos el motivo y resolveremos dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes.

La solicitud debe incluir tu nombre, el número o dato que la identifica, la descripción de lo que pides y un medio para responderte.

11. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha. Si hacemos cambios sustanciales, se los comunicaremos a nuestros Clientes antes de que se apliquen.